居家办公最强辅助 DAM丨多维盘活资源，开启高效协作

2022-04-20 18:00:00

最近，疫情开始反扑且愈发严重，从零散几例快速爆发到了上万例，无数人进入了居家隔离阶段。但是大家的生活并没有按下暂停键，面对突如其来的疫情压力，企业运转的每分每秒都显得尤为珍贵。

「居家办公」不再是一个陌生的词汇，办公环境转移到家里，工作量不减反增。而增加的工作量就是「沟通」。本来可以面对面解决的问题、可以开个会探讨的问题，现在都需要远程协作。此时，企业如果沿用旧有的沟通工具，将极易造成资源错位，给业务带来负面影响。此时企业需要的不是更好的视频软件，而是一个可以有序管理、调用人员与内容的平台系统，Whale DAM（数字资产管理系统）就是一个很好的选择。

居家办公亦可轻松盘活资源

服饰快销X品牌，策划举办「开春新‘身’折扣日」直播带货活动，并拟定一周内持续投放引流资源，在各个渠道投放预热视频、海报、种草软文等。项目负责人需要多个部门配合沟通，并且需要与外部供应商沟通。而项目刚开始就遇到了一系列情况：

各部门负责的资料都存储在各自的设备/空间内，负责人需要一一询问对接人才能掌握项目进度；
负责统计优惠商品的同学将此次活动与其他活动混淆，影响了内容制作周期；
外部供应商提供多种引流内容，内容管理员使用沟通软件对接，图文视频等内容消息杂乱，造成审核缺失、信息错位，导致内容重制；
项目负责人发现共享的项目文件内容被他人移除了部分，需找到移除者才能恢复内容……

以上种种「项目」日常小坑，看似不起眼，却可能造成进度延误、增加本不必要的时间成本。而避免踩「坑」则需要从这四个角度出发：

1）资源信息汇集

项目不论大小，都需要一定的资源，而资源的同步与汇集格外重要。就像盖房子需要将工具、物料购置齐全并运送到施工场地，而 Whale DAM 「项目文件夹」就是这块「施工地」。

项目文件夹支持设置多层级文件夹和全类型文件上传，结构化管理内容资产，使得「建材」汇集而不杂乱。沟通结果与内容文件在线实时同步，无需多点对接。

2）划定权限范围

项目参与人员不明确、资源权限不严格，或许某成员一个无意识的动作就会造成内容外泄的风险。「施工地」不仅需要划定范围，还需要进行边界防护，工作人员需要凭「证件」进入对应工作区域。Whale DAM 可以帮您制作、管理这些「证件」，权限新升级，细分更明确：

4种内容权限层层递进，可满足不同参与人员需求；
并且每个文件/文件夹都可以单独设置不同的协作者，减少非必要的信息泄露；
增加协作者时，文件/文件夹所有者将收到添加通知，以防参与人员错误扩散，扰乱项目进度。

3）审核流程嵌入

项目的运行离不开对内容资产的审核，「建材」质量、规格都符合要求，才能用来「建房子」。Whale DAM 如果仅仅是可以管理内容资产，那么这个项目文件夹就泯然众「夹」了。其实，项目文件夹内可以设置一道检验关卡——项目负责人可在该文件夹内设置审核流程，内部内容负责人或者外部供应商上传成功后，内容进入流程，管理员进行分类审批和针对性反馈，过程清晰，提高审批效率。

多维进发，快速定位目标文件

某美妆品牌 M，在开启节日带货直播前需要投放引流内容，进行预热。针对不同渠道的用户特性，M 品牌决定投放不同内容和类型的宣传物料，运营同学需要找到之前的节日视频、海报等作为参考，方便与外部供应商沟通。但由于沉淀梳理不及时，物料库内文件繁多，仅凭一些关键词难以快速定位目标文件；同时库内存在不少未通过审批的素材，难以界定可用性，因此运营同学在查找和分辨可用性上花费了大量不必要的时间……

当品牌日益壮大，承接的业务也日益增多，内容资产也在不断累积，并对应着不同类型、不同时间段、不同分类、不同属性，仅使用文件标题+关键词搜索，很难快速定位到目标文件。

多维搜索筛选

譬如盖房子需要用到的多种木材，大都种类不一、用途不同：有的制成房梁、有的制成桌椅、有的制成装饰画框。当所有木材被打包存储在一间大仓库里，很难精准地找到想要马上使用的那一块，而多维搜索筛选就可以对木材进行更精确的细分。

1）常规模糊搜索

支持关键词搜索、大小写模糊搜索、拼音搜索、历史记录搜索、多语言搜索等。